Todo comienza con pedidos que se pierden.
Solicitudes urgentes, preguntas rápidas, solicitudes de "solo una cosa más"... Todo llega al equipo de TI, constantemente, por todos los canales posibles. En medio de este flujo constante, lo más difícil es mantener el control.
Imagine la frustración de un empleado que necesita acceder urgentemente a un software, pero su solicitud llegó a la bandeja de entrada equivocada. O el escenario clásico: tres personas del mismo equipo hacen la misma solicitud porque no sabían que ya se había procesado.
Esta situación es más común de lo que parece. Y no se debe necesariamente a una falta de compromiso, sino a una falta de estructura.
Aquí es donde el catálogo de servicios, especialmente cuando se combina con una solución potente como Freshservice Portugal.
1. Un catálogo de servicios es mucho más que una lista
Cuando pensamos en un catálogo de servicios, algunos imaginamos una hoja de cálculo de Excel con una lista de posibles solicitudes. Pero un catálogo de servicios auténtico es una muestra organizada de todo lo que el equipo de TI (o cualquier otro departamento) puede ofrecer, y bajo qué condiciones.
Con Freshservice PortugalEste catálogo es interactivo, visual y fácil de navegar. El colaborador puede ver:
🔹 Qué puedes pedir
🔹 Cómo hacer un pedido
🔹 ¿Quién gestiona el pedido?
🔹¿Cuánto tiempo tarda?
Esto se traduce en una experiencia de usuario fluida y sin frustraciones y, para el equipo de soporte, significa menos confusión, menos ruido y más productividad.
Ejemplo:
Joana, una nueva empleada, necesita una laptop y acceso a cuatro herramientas. En lugar de enviar correos electrónicos a RR. HH. y TI, accede al catálogo, selecciona "Incorporación de Nuevo Empleado" y el proceso se inicia automáticamente. Todo en menos de 5 minutos.
2. Organización por perfiles, equipos y servicios: cada uno ve lo que necesita
Una de las grandes ventajas de Freshservice Portugal es la posibilidad de personalizar el catálogo de servicios Dependiendo del perfil del usuario. En otras palabras, lo que ve un técnico de mantenimiento es diferente a lo que ve un empleado de finanzas.
Esto significa menos confusión y una experiencia más enfocada. Es como entrar a un supermercado donde los productos que realmente necesitas están agrupados frente a ti.
En Freshservice, puedes crear:
🗂️ Categorías (p. ej.: Equipo, Acceso, Aplicaciones)
Subcategorías (p. ej., impresoras, VPN, licencias específicas)
🔍Filtros y búsquedas inteligentes
🎯 Visibilidad controlada por grupo, departamento o ubicación
Ejemplo concreto:
Rui trabaja en una planta de fabricación y necesita asistencia técnica para una etiquetadora. En el catálogo, ve inmediatamente la opción "Mantenimiento de Equipos de Producción"; así no pierde el tiempo buscando servicios que no le conciernen.
3. Formularios inteligentes y automatización: realizar pedidos nunca ha sido tan sencillo
Con FreshserviceLas solicitudes ya no son descripciones vagas enviadas por correo electrónico y se convierten en procesos bien definidos, guiados por formularios adaptables.
¿El secreto? Formas dinámicas, que cambian según las opciones seleccionadas. Esto te permite recopilar la información correcta desde el primer momento, sin necesidad de mensajes interminables.
Además, el sistema puede activarse automatizaciones Inmediatamente después del envío. Puedes:
⚙️ Reenvíe la solicitud al equipo correcto
📨 Envía aprobaciones automáticas a tu supervisor
⏱️ Crea plazos de respuesta según la urgencia
📦 Integrarse con otros sistemas (como compras, RRHH o ERP)
Ejemplo cotidiano:
Catarina solicita una nueva licencia de software. El formulario solicita una justificación y, si se ajusta al presupuesto, el sistema la aprueba automáticamente y envía el pedido al proveedor. Todo sin intervención humana.
4. Medida para mejorar: datos reales sobre el uso del catálogo
Un buen catálogo de servicios no solo mejora el proceso de pedidos, sino que también proporciona datos valiosos para la gestión. Freshservice Portugal ofrece informes y paneles de control listos para usar, como:
📊 Número de solicitudes por servicio
📈 Tendencia de uso por departamento
⏳ Tiempo promedio de resolución
⭐ Satisfacción del usuario final
Con esta información, puede tomar decisiones basadas en hechos: fortalecer equipos, mejorar los SLA, ajustar formularios o incluso eliminar servicios redundantes.
Guión:
La gerencia de la empresa quiere saber qué servicios son los más solicitados por los equipos remotos. El panel de Freshservice muestra que las solicitudes de "Restablecimiento de VPN" han aumentado en 35% en los últimos dos meses. ¿El resultado? El equipo decide crear un tutorial y reducir las solicitudes manuales.
5. Crear una cultura digital: usar el catálogo como primera opción
Incluso el mejor catálogo puede ignorarse si los empleados no están capacitados para usarlo. Aquí es donde buenas prácticas de adopción:
📢 Comunicar las ventajas internamente (“Pedir por catálogo = respuesta más rápida”)
🎓 Realizar sesiones de formación con ejemplos de la vida real
🙋♂️ Refuerza siempre que alguien intente eludir el proceso.
📬 Envía recordatorios y consejos prácticos con enlaces directos a los servicios más utilizados
Y con Freshservice, es fácil realizar un seguimiento ¿Quién está (o no está) usando? El sistema. Puede intervenir rápidamente y mejorar la adopción de forma específica.
6. De la percepción a la estrategia: el equipo de TI como facilitador
Con un catálogo de servicios bien estructurado, el equipo de TI (o cualquier otro equipo de soporte) deja de ser visto como “soporte técnico” y se convierte en un socio estratégico.
El impacto es visible en varios niveles:
✅ Reducción del tiempo medio de respuesta
✅ Mayor satisfacción de los empleados
✅ Menos errores y retrabajos
✅ Alineación con los objetivos de la organización
Y con Freshservice Portugal, todo esto está a solo un clic de distancia: no se requiere codificación ni desarrollo complejo.
Conclusión: Transformando el caos en claridad con Freshservice Portugal
El catálogo de servicios no es solo una función, es una forma de trabajar. Si se implementa correctamente, transforma equipos sobrecargados en servicios ágiles, organizados y con valor añadido.
Con Freshservice PortugalTiene a su disposición una plataforma intuitiva, flexible y potente para gestionar todas las solicitudes internas de forma clara y eficiente. Desde la creación de servicios personalizados hasta la automatización y la monitorización continua, la herramienta se adapta a las necesidades de su organización.
Y no tienes que recorrer este camino solo.
EL Consultoría invaluable y Freshworks Gold Partner – Portugal, Brasil, España y Reino Unido. Esto significa:
✅ Consultoría especializada adaptada a la realidad de tu empresa
✅ Formación personalizada para sacar el máximo partido a Freshservice
✅ Soporte técnico cercano, disponible cuando lo necesites
✅ Monitoreo continuo para garantizar que la solución evolucione con su negocio
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Creemos que todo empieza con una buena conversación. Queremos comprender tus desafíos y mostrarte cómo... Freshservice Portugal, combinado con Consultoría invaluable, puede elevar el nivel del servicio interno de su organización.
No pospongas lo que puedas empezar a mejorar hoy.
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