Se sei un nuovo utente di Smartsheet e stai cercando un modo semplice ed efficace per organizzare i tuoi progetti, sei nel posto giusto. In questa guida completa per principianti scoprirai tutto ciò che ti serve per sfruttare al meglio questo potente strumento di gestione del lavoro collaborativo.
Cos'è Smartsheet?
Smartsheet è una piattaforma online che unisce la funzionalità dei fogli di calcolo con strumenti di collaborazione, automazione e monitoraggio delle attività. Ideale per team di tutte le dimensioni, consente di gestire progetti, processi e risorse con flessibilità e semplicità.
Ma è facile per qualcuno che non l'ha mai usato? La risposta è sì! Con le giuste best practice, anche gli utenti alle prime armi possono acquisire rapidamente sicurezza e produttività.
Le principali sfide per gli utenti Smartsheet alle prime armi
Molti nuovi utenti si sentono disorientati quando iniziano a usare Smartsheet perché non conoscono tutte le funzionalità o non hanno una strategia chiara per organizzare i propri dati.
Alcuni dei problemi principali sono:
- Sovraccarico di informazioni e difficoltà nella strutturazione delle pagine;
- Mancanza di conoscenza delle automazioni che possono far risparmiare tempo;
- Difficoltà nel monitorare l'avanzamento dei compiti del team;
- Mancanza di conoscenza sui modi migliori per collaborare all'interno della piattaforma.
Le migliori pratiche per ottenere il massimo da Smartsheet
1. Pianifica prima di creare il tuo foglio.
Prima di iniziare a inserire i dati, definisci chiaramente gli obiettivi del tuo progetto o processo. Chiediti:
- Qual è il risultato finale che voglio raggiungere?
- Che tipo di informazioni devo registrare?
- Chi utilizzerà e collaborerà alla stesura di questo foglio?
Questa riflessione iniziale ti aiuterà a strutturare meglio il tuo Smartsheet ed evitare rilavorazioni.
2. Utilizzare modelli già pronti per accelerare l'avvio.
Smartsheet offre una vasta libreria di modelli per diverse aree e tipologie di progetti, dalla gestione delle attività al monitoraggio delle risorse.
Sfrutta questi modelli per risparmiare tempo e imparare da esempi collaudati.
3. Organizzare le informazioni utilizzando colonne e filtri.
Strutturare le colonne in modo logico e chiaro, utilizzando titoli semplici e standardizzati. Utilizza i filtri in modo che ogni utente possa vedere solo ciò che è rilevante per lui.
4. Esplorare l'automazione per aumentare la produttività.
Le automazioni consentono di creare avvisi, promemoria e aggiornamenti automatici che semplificano il monitoraggio delle attività senza interventi manuali.
Imposta notifiche per il tuo team quando lo stato di un'attività cambia o quando si avvicina una scadenza.
5. Utilizzare le visualizzazioni per diverse prospettive.
Smartsheet consente di visualizzare i dati in vari modi: griglia, calendario, Gantt e altro ancora. Utilizza queste visualizzazioni per analizzare i progressi e gestire al meglio le scadenze.
6. Mantenere la comunicazione e la collaborazione centralizzate.
Utilizza i commenti direttamente sulle righe e sulle attività per discutere i dettagli con il tuo team. In questo modo tutte le informazioni vengono registrate in un unico posto, aumentando il controllo e la trasparenza.
7. Rivedere e aggiornare regolarmente.
Prenditi il tempo necessario per rivedere il tuo Smartsheet, eliminare i dati obsoleti e assicurarti che le informazioni siano aggiornate. Ciò contribuisce a far sì che il foglio rimanga utile e affidabile.
Suggerimenti extra per gli utenti alle prime armi
- Inizia con piccoli progetti per acquisire esperienza.
- Guarda i tutorial e i webinar ufficiali di Smartsheet.
- Esplora la comunità online per chiarire ogni dubbio.
- Personalizza le notifiche per non essere sommerso dalle email.
Inizia a usare Smartsheet con sicurezza oggi stesso.
Grazie a queste best practice, qualsiasi utente può passare da un livello principiante a uno avanzato di Smartsheet. Questa piattaforma flessibile e intuitiva è un'eccellente alleata per i team che desiderano organizzare il proprio lavoro, automatizzare i processi e migliorare il controllo sui propri progetti.
Inizia ad applicare questi suggerimenti oggi stesso e noterai un aumento della produttività e della soddisfazione del tuo team.
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