L'inserimento dei nuovi dipendenti è un momento critico per qualsiasi organizzazione. Processi poco chiari, richieste disperse o ritardi nell'accesso e nelle attrezzature creano frustrazione fin dai primi giorni. Nel software Freshservice, di Freshworks, l'inserimento dei nuovi collaboratori viene gestito in modo semplice e centralizzato, garantendo un'integrazione più efficiente.
Preparare il software di gestione IT di Freshservice per l'onboarding non richiede configurazioni complesse. La chiave è creare una struttura chiara, allineata ai team coinvolti e adattata alla realtà aziendale.
Centralizza le richieste di onboarding in un unico punto all'interno di Freshservice
Il primo passo è garantire che tutte le richieste relative all'onboarding vengano inserite in Freshservice ITSM. Quando le richieste arrivano tramite e-mail, chat o messaggi informali, diventa difficile garantire scadenze e responsabilità.
Utilizzando il portale Freshservice come unico punto di accesso, il team IT e gli altri reparti ottengono una visibilità completa su cosa è stato richiesto, da chi e quando, consentendo così una più rapida integrazione del nuovo dipendente nel team e nei suoi processi.
Crea un tipo specifico di richiesta di onboarding
In Freshservice, si consiglia di creare una richiesta dedicata per l'onboarding dei nuovi dipendenti. Questa richiesta dovrebbe raggruppare tutte le esigenze iniziali, evitando più ticket per lo stesso processo.
Una richiesta ben definita consente di raccogliere informazioni essenziali fin dall'inizio, come la posizione lavorativa, il reparto, la data di inizio e la sede. Questo riduce gli scambi inutili e velocizza la preparazione.
Utilizzare moduli per raccogliere informazioni rilevanti
I moduli personalizzati sono essenziali per un onboarding efficiente. Impostando i campi obbligatori, si garantisce che il team riceva tutte le informazioni necessarie fin dalla richiesta iniziale. Questo approccio evita ritardi causati da dati mancanti e facilita la pianificazione dell'accesso e l'ottimizzazione di apparecchiature come, ad esempio, i computer.
Definire flussi di lavoro chiari
L'onboarding coinvolge diversi team, come IT, risorse umane e amministrazione. In Freshservice, è possibile strutturare flussi di lavoro che riflettono questa realtà, accessibili a tutti i soggetti coinvolti.
Definendo stati chiari per ogni fase del processo, tutti sanno a che punto si trovano nel processo di onboarding e quali sono i passaggi successivi. Questo migliora il coordinamento e riduce le interruzioni nella comunicazione.
Automatizzare le attività ripetitive
Molte attività di onboarding vengono ripetute per ogni nuovo dipendente. Freshservice consente di automatizzare azioni come l'assegnazione dei ticket, le notifiche interne o gli aggiornamenti di stato. Questo fa risparmiare tempo al team e garantisce la coerenza del processo, anche quando il volume di onboarding aumenta.
Creare sottoattività per i team coinvolti
Una buona pratica è suddividere l'onboarding in sottoattività all'interno di Freshservice. Ogni team è responsabile della propria parte, come la creazione di account, la consegna delle attrezzature o la configurazione degli accessi. Questo rende il processo più trasparente e facilita il monitoraggio dei progressi complessivi.
Definisci SLA su misura per l'onboarding in Freshservice
L'onboarding ha scadenze specifiche, solitamente associate alla data di inizio del dipendente. Definire gli SLA in Freshservice aiuta a garantire che tutto sia pronto nei tempi previsti. Se configurati correttamente, il team riceve avvisi prima che le scadenze vengano superate, consentendogli di agire in modo proattivo.
Per garantire visibilità al team delle risorse umane
Sebbene il processo sia spesso gestito dall'IT, è importante che le risorse umane abbiano visibilità sul il stato di onboarding, certamente. Freshservice consente di accedere a report o visualizzazioni specifici, favorendo l'allineamento tra i reparti.
Monitorare e migliorare il processo
Dopo aver implementato l'onboarding in Freshservice, è fondamentale monitorare parametri come il tempo medio di configurazione e il numero di incidenti nei primi giorni. Questa analisi consente di identificare i colli di bottiglia e di adattare costantemente il processo, migliorando nel tempo l'esperienza dei nuovi dipendenti.
Onboarding più organizzato e prevedibile con Freshservice
Preparare Freshservice all'inserimento dei nuovi dipendenti consente di trasformare un processo spesso caotico in un'esperienza strutturata ed efficiente. Con richieste centralizzate e alcune semplici automazioni, i team possono garantire che ogni nuovo dipendente parta nelle giuste condizioni e si integri pienamente nel team.
Utilizzando Freshservice come base per l'onboarding, l'azienda acquisisce il controllo attraverso l'organizzazione e una migliore collaborazione tra i team fin dal primo giorno. Per chiarimenti o per richiedere una dimostrazione gratuita, contattateci utilizzando il modulo sottostante.
