Tutto inizia con gli ordini che si perdono
Richieste urgenti, domande veloci, richieste di "solo un'ultima cosa"... Tutto arriva al team IT, costantemente, attraverso ogni canale possibile. In questo flusso costante, la parte più difficile è mantenere il controllo.
Immaginate la frustrazione di un dipendente che ha urgente bisogno di accedere a un software, ma la sua richiesta finisce nella casella di posta sbagliata. Oppure il classico scenario: tre persone dello stesso team presentano la stessa richiesta perché non sapevano che fosse già stata elaborata.
Questo scenario è più comune di quanto sembri. E non ha necessariamente a che fare con una mancanza di impegno, ma con una mancanza di struttura.
Questo è dove il catalogo dei servizi, soprattutto se abbinato ad una soluzione potente come Freshservice Portogallo.
1. Un catalogo dei servizi è molto più di un elenco
Quando pensiamo a un catalogo dei servizi, alcuni pensano a un foglio di calcolo Excel con un elenco di possibili richieste. Ma un vero catalogo dei servizi è una vetrina organizzata di tutto ciò che il team IT (o qualsiasi altro reparto) può offrire, e a quali condizioni.
Con il Freshservice PortogalloQuesto catalogo è interattivo, visivo e facile da consultare. Il collaboratore può visualizzare:
🔹 Cosa puoi ordinare
🔹 Come ordinare
🔹 Chi gestisce l'ordine
🔹 Quanto tempo ci vuole?
Ciò si traduce in un'esperienza utente fluida e senza frustrazioni e, per il team di supporto, significa meno confusione, meno rumore e più produttività.
Esempio:
Joana, una neoassunta, ha bisogno di un laptop e di quattro strumenti a disposizione. Invece di inviare email a Risorse Umane e IT, accede al catalogo, seleziona "Onboarding nuovi dipendenti" e il processo si avvia automaticamente. Il tutto in meno di 5 minuti.
2. Organizzazione per profili, team e servizi: ognuno vede ciò di cui ha bisogno
Uno dei grandi vantaggi di Freshservice Portogallo è la possibilità di personalizzare il catalogo dei servizi A seconda del profilo dell'utente. In altre parole, ciò che vede un tecnico addetto alla manutenzione è diverso da ciò che vede un addetto alla finanza.
Questo significa meno confusione e un'esperienza più mirata. È come entrare in un supermercato dove i prodotti di cui hai veramente bisogno sono tutti raggruppati davanti a te.
In Freshservice puoi creare:
🗂️ Categorie (ad esempio: Attrezzature, Accesso, Applicazioni)
🧩 Sottocategorie (ad esempio Stampanti, VPN, Licenze specifiche)
🔍 Filtri e ricerche intelligenti
🎯 Visibilità controllata per gruppo, reparto o posizione
Esempio concreto:
Rui lavora in uno stabilimento di produzione e ha bisogno di assistenza tecnica per un'etichettatrice. Nel catalogo, vede subito l'opzione "Manutenzione delle apparecchiature di produzione": non perde tempo a cercare tra servizi che non lo riguardano.
3. Moduli intelligenti e automazione: ordinare non è mai stato così semplice
Con il Freshservicele richieste non sono più vaghe descrizioni inviate via e-mail e diventano processi ben definiti, guidati da moduli adattabili.
Il segreto? Forme dinamiche, che cambiano a seconda delle opzioni selezionate. Questo ti consente di raccogliere le informazioni corrette al primo tentativo, senza dover inviare messaggi infiniti.
Inoltre, il sistema può innescare automazioni subito dopo l'invio. Puoi:
⚙️ Inoltra la richiesta al team giusto
📨 Invia approvazioni automatiche al tuo supervisore
⏱️ Crea scadenze di risposta in base all'urgenza
📦 Integrazione con altri sistemi (come acquisti, risorse umane o ERP)
Esempio quotidiano:
Catarina richiede una nuova licenza software. Il modulo richiede una giustificazione e, se l'ordine rientra nel budget, il sistema approva automaticamente e invia l'ordine al fornitore. Il tutto senza alcun intervento umano.
4. Misura per migliorare: dati reali sull'utilizzo del catalogo
Un buon catalogo dei servizi non solo migliora il processo di ordinazione, ma fornisce anche dati preziosi per la gestione. Freshservice Portugal offre report e dashboard pronti all'uso, come:
📊 Numero di richieste per servizio
📈 Tendenza all'utilizzo per reparto
⏳ Tempo medio di risoluzione
⭐ Soddisfazione dell'utente finale
Grazie a queste informazioni, è possibile prendere decisioni basate sui fatti: rafforzare i team, migliorare gli SLA, adattare i moduli o addirittura eliminare i servizi ridondanti.
Scenario:
Il management aziendale vuole sapere quali sono i servizi più richiesti dai team remoti. La dashboard di Freshservice mostra che le richieste di "Reset VPN" sono aumentate di 35% negli ultimi due mesi. Il risultato? Il team decide di creare un tutorial e ridurre le richieste manuali.
5. Creare una cultura digitale: usare il catalogo come prima scelta
Anche il miglior catalogo può essere ignorato se i dipendenti non sono formati per usarlo. È qui che buone pratiche di adozione:
📢 Comunicare i vantaggi internamente (“Ordinare tramite catalogo = risposta più rapida”)
🎓 Condurre sessioni di formazione con esempi concreti
🙋♂️ Rinforza ogni volta che qualcuno cerca di aggirare il processo
📬 Invia promemoria e consigli pratici con link diretti ai servizi più utilizzati
E con Freshservice è facile tenere traccia chi sta (o non sta) usando il sistema. È possibile intervenire rapidamente e migliorare l'adozione in modo mirato.
6. Dalla percezione alla strategia: il team IT come facilitatore
Con un catalogo di servizi ben strutturato, il team IT (o qualsiasi altro team di supporto) smette di essere visto come “supporto tecnico” e diventa un partner strategico.
L'impatto è visibile a più livelli:
✅ Riduzione del tempo medio di risposta
✅ Maggiore soddisfazione dei dipendenti
✅ Meno errori e rilavorazioni
✅ Allineamento con gli obiettivi dell'organizzazione
Con Freshservice Portugal, tutto questo è a portata di clic: non è richiesta alcuna codifica o sviluppo complesso.
Conclusione: trasformare il caos in chiarezza con Freshservice Portogallo
Il catalogo dei servizi non è solo una funzionalità, è un modo di lavorare. Se implementato correttamente, trasforma i team sovraccarichi in servizi agili, organizzati e orientati al valore.
Con il Freshservice Portogallo, hai a disposizione una piattaforma intuitiva, flessibile e potente per gestire tutte le richieste interne in modo chiaro ed efficiente. Dalla creazione di servizi personalizzati all'automazione e al monitoraggio continuo, lo strumento si adatta alle esigenze della tua organizzazione.
E non devi percorrere questa strada da solo.
IL Consulenza impagabile E Freshworks Gold Partner – Portogallo, Brasile, Spagna e Regno UnitoCiò significa:
✅ Consulenza specializzata e adattata alla realtà della tua azienda
✅ Formazione personalizzata per ottenere il massimo da Freshservice
✅ Supporto tecnico ravvicinato, disponibile quando ne hai bisogno
✅ Monitoraggio continuo per garantire che la soluzione si evolva con la tua attività
Parliamone?
Crediamo che tutto inizi con una buona conversazione. Vogliamo capire le tue sfide e mostrarti come Freshservice Portogallo, combinato con Consulenza impagabile, può aumentare il livello del servizio interno della tua organizzazione.
Non rimandare ciò che puoi iniziare a migliorare oggi.
Parla con noi: siamo pronti ad aiutare il tuo team a lavorare con maggiore struttura, agilità e impatto.
Contatta il team a Consulenza impagabile e scopri come trasformare il tuo supporto.
