La incorporación de nuevos empleados es un momento crítico para cualquier organización. Los procesos poco claros, las solicitudes dispersas o los retrasos en los accesos y equipos crean frustración desde los primeros días. En el software Freshservice, de Freshworks, la incorporación de nuevos empleados se procesa de forma sencilla y centralizada, lo que garantiza una integración más eficiente.
Preparar el software de gestión de TI Freshservice para la incorporación no requiere configuraciones complejas. La clave está en crear una estructura clara, alineada con los equipos involucrados y adaptada a la realidad de la empresa.
Centralice las solicitudes de incorporación en un solo punto dentro de Freshservice
El primer paso es garantizar que todas las solicitudes relacionadas con la incorporación se introduzcan en Freshservice ITSM. Cuando las solicitudes llegan por correo electrónico, chat o mensajes informales, resulta difícil garantizar los plazos y las responsabilidades.
Al utilizar el portal Freshservice como un único punto de entrada, el equipo de TI y otros departamentos obtienen visibilidad completa de lo que se ha solicitado, quién lo ha solicitado y cuándo, lo que permite una integración más rápida del nuevo empleado en el equipo y sus procesos.
Cree un tipo específico de solicitud de incorporación
En Freshservice, se recomienda crear una solicitud específica para la incorporación de nuevos empleados. Esta solicitud debe agrupar todas las necesidades iniciales, evitando múltiples tickets para el mismo proceso.
Una solicitud bien definida permite recopilar información esencial desde el principio, como el puesto, el departamento, la fecha de inicio y la ubicación. Esto reduce los intercambios innecesarios y agiliza la preparación.
Utilice formularios para recopilar información relevante
Los formularios personalizados son esenciales para una incorporación eficiente. Al configurar los campos obligatorios, se garantiza que el equipo reciba toda la información necesaria desde la solicitud inicial. Este enfoque evita retrasos causados por la falta de datos y facilita la planificación del acceso y la optimización de equipos como, por ejemplo, computadoras.
Definir flujos de trabajo claros
La incorporación involucra a varios equipos, como TI, recursos humanos y administración. En Freshservice, es posible estructurar flujos de trabajo que reflejen esta realidad y sean accesibles para todos los involucrados.
Al definir estados claros para cada fase del proceso, todos saben en qué etapa del proceso de incorporación se encuentran y cuáles son los siguientes pasos. Esto mejora la coordinación y reduce las interrupciones de la comunicación.
Automatizar tareas repetitivas
Muchas tareas de incorporación se repiten con cada nuevo empleado. Freshservice permite automatizar acciones como la asignación de tickets, las notificaciones internas o las actualizaciones de estado. Esto ahorra tiempo al equipo y garantiza la consistencia del proceso, incluso cuando aumenta el volumen de incorporaciones.
Crear subtareas para los equipos involucrados
Una buena práctica es dividir la incorporación en subtareas dentro de Freshservice. Cada equipo es responsable de su parte, como la creación de cuentas, la entrega de equipos o la configuración del acceso. Esto hace que el proceso sea más transparente y facilita la supervisión del progreso general.
Defina SLA adaptados a el onboarding en Freshservice
La incorporación tiene plazos específicos, generalmente asociados con la fecha de incorporación del empleado. Definir SLA en Freshservice ayuda a garantizar que todo esté listo a tiempo. Si se configuran correctamente, el equipo recibe alertas antes de que se incumplan los plazos, lo que les permite actuar de forma proactiva.
Garantizar visibilidad para el equipo de recursos humanos
Aunque el proceso suele estar gestionado por TI, es importante que los recursos humanos tengan visibilidad de estado del onboarding, por supuesto. Freshservice te permite acceder a informes o vistas específicos, lo que promueve la coordinación entre departamentos.
Monitorizar y mejorar el proceso
Tras implementar la incorporación en Freshservice, es fundamental realizar un seguimiento de métricas como el tiempo promedio de configuración y el número de incidentes en los primeros días. Este análisis permite identificar cuellos de botella y ajustar continuamente el proceso, mejorando así la experiencia de los nuevos empleados con el tiempo.
Incorporación más organizada y predecible con Freshservice
Preparar Freshservice para la incorporación de nuevos empleados le permite transformar un proceso a menudo caótico en una experiencia estructurada y eficiente. Con solicitudes centralizadas y algunas automatizaciones sencillas, los equipos pueden garantizar que cada nuevo empleado comience en las condiciones adecuadas y se integre plenamente al equipo.
Al utilizar Freshservice como base para la incorporación, la empresa obtiene control mediante la organización y una mejor colaboración entre los equipos desde el primer día. Para aclarar cualquier duda o solicitar una demostración gratuita, contáctenos mediante el formulario a continuación.
