O onboarding de funcionários novos é um momento crítico para qualquer organização. Processos pouco claros, pedidos dispersos ou atrasos nos acessos e equipamentos criam frustração logo nos primeiros dias. No software Freshservice, da Freshworks, o onboarding de novos colaboradores é processado de forma simples e centralizada, garantindo uma integração mais eficiente.
Preparar o software de gestão IT Freshservice para onboarding não exige configurações complexas. O essencial é criar uma estrutura clara, alinhada com as equipas envolvidas e adaptada à realidade da empresa.
Centralizar pedidos de onboarding num único ponto no Freshservice
O primeiro passo é garantir que todos os pedidos relacionados com onboarding entram no Freshservice ITSM. Quando pedidos chegam por email, chat ou mensagens informais, torna-se difícil garantir prazos e responsabilidades.
Ao usar o portal do Freshservice como ponto único de entrada, a equipa de IT e outros departamentos passam a ter visibilidade total sobre o que foi solicitado, por quem e para quando, conseguindo assim uma integração mais rápida do novo funcionário na equipa e nos processos da mesma.
Criar um tipo de pedido específico para onboarding
No Freshservice, é recomendável criar um pedido dedicado ao onboarding de novos colaboradores. Este pedido deve agrupar todas as necessidades iniciais, evitando múltiplos tickets para o mesmo processo.
Um pedido bem definido permite recolher informação essencial desde o início, como função, departamento, data de entrada e localização. Isto reduz trocas desnecessárias e acelera a preparação.
Utilizar formulários para recolher informação relevante
Os formulários personalizados são fundamentais para um onboarding eficiente. Ao configurar campos obrigatórios, garante-se que a equipa recebe toda a informação necessária logo no pedido inicial. Esta abordagem evita atrasos causados por dados em falta e facilita o planeamento de acessos e agilização de equipamentos como o computador, por exemplo.
Definir fluxos de trabalho claros
O onboarding envolve várias equipas, como IT, recursos humanos e administração. No Freshservice, é possível estruturar fluxos de trabalho que refletem esta realidade, acessíveis a todos os envolvidos.
Ao definir estados claros para cada fase do processo, todos sabem em que ponto está o onboarding e quais os próximos passos. Isto melhora a coordenação e reduz falhas de comunicação.
Automatizar tarefas repetitivas
Muitas tarefas de onboarding repetem-se para cada novo colaborador. O Freshservice permite automatizar ações como atribuição de tickets, notificações internas ou atualização de estados. Isto poupa tempo à equipa e garante consistência no processo, mesmo quando o volume de onboardings aumenta.
Criar subtarefas para equipas envolvidas
Uma boa prática é dividir o onboarding em subtarefas dentro do Freshservice. Cada equipa fica responsável pela sua parte, como criação de contas, entrega de equipamento ou configuração de acessos. O processo assim torna-se mais transparente e facilita o acompanhamento do progresso global.
Definir SLAs ajustados ao onboarding no Freshservice
O onboarding tem prazos específicos, normalmente associados à data de entrada do colaborador. Definir SLAs no Freshservice ajuda a garantir que tudo está pronto a tempo. Se estes estiverem bem configurados, a equipa recebe alertas antes de incumprimentos, permitindo agir preventivamente.
Garantir visibilidade para a equipa de recursos humanos
Embora o processo seja muitas vezes gerido pelo IT, é importante que os recursos humanos tenham visibilidade sobre o estado do onboarding, claro. O Freshservice permite dar acesso a relatórios ou visualizações específicas, promovendo alinhamento entre departamentos.
Monitorizar e melhorar o processo
Após implementar o onboarding no Freshservice, é essencial acompanhar métricas como tempo médio de preparação e número de incidentes nos primeiros dias. Esta análise permite identificar gargalos e ajustar o processo de forma contínua, melhorando a experiência de novos colaboradores ao longo do tempo.
Onboarding mais organizado e previsível com o Freshservice
Preparar o Freshservice para onboarding de novos colaboradores permite transformar um processo frequentemente caótico numa experiência estruturada e eficiente. Com pedidos centralizados e algumas automações simples, as equipas conseguem garantir que cada novo colaborador começa com as condições certas e integra-se plenamente na equipa.
Ao usar o Freshservice como base para o onboarding, a empresa ganha controlo através da organização e uma melhor colaboração entre equipas desde o primeiro dia. Para esclarecer alguma questão ou pedir a sua demonstração gratuita, entre em contacto através do formulário abaixo.
